Bruker ikke de nye digitale mulighetene

Av Medvind Media/Context for NTNU/ Nokios-konferansen 2019

Jeg opplever at de fleste offentlige virksomheter har kjøpt «pakker» av moderne sky-verktøy fra enten Microsoft eller Google. Men de bruker ikke de nye mulighetene de mange nye verktøyene gir. Nye og fremtidsrettede løsninger blir rett og slett ikke benyttet.

D et hevder Asle Kambuås i Capgemini. Han har jobbet med digital samhandling og produktivitet i nærmere 20 år, og har implementert løsninger innen dette feltet til en rekke større virksomheter.

Det offentlige Norge investerer i større og større grad i moderne skybaserte samhandlings-systemer fra enten Microsoft eller Google. Potensialet i slike blir dessverre ikke utnyttet til det fulle.

Tenker ikke nytt

Kambuås er opptatt av tiltak som kan effektivisere arbeidsdagen med samhandling på nye digitale plattformer, og nøler ikke med å si at det offentlige er sent ute, og i mange tilfeller digitale sinker sammenlignet med de som ligger i front av den teknologiske utviklingen i privat sektor.

– Studier viser at vi jobber mye mer i team/som lag enn tidligere. Verktøystøtten for slike ting er en «lavthengende frukt». Et godt eksempel er løsningene med programvaren Microsoft Teams, en av de raskest voksende produkter i Microsofts historie, ifølge Kambuås.

Ut av teknisk avdeling

Moderne skyløsninger gir brukerne av løsningene større fleksibilitet og muligheter enn tidligere. God kjennskap til mulighetsbildet gir ofte de som kjenner prosessene best, muligheter til å lage løsninger på egen hånd. For noen jobber, trenger du en erfaren snekker. For andre, kan drillen i kjelleren gjøre jobben raskere og like godt.

– Så lenge du har en drill, og vet hvordan du bruker den.

– Vi ser stadig eksempler på innovative og moderne løsninger hos våre kunder, som har blitt laget av prosesseiere hos kunden selv, avslutter Kambuås.
Ved å ha bedre kjennskap til de muligheter som ligger i «pakkene» fra store skyleverandører, ville det offentlige kunne digitalisere flere mindre prosesser på egen hånd.

Må endre kulturen

– Dessverre ser mange fortsatt på slike innføringer som rene IKT-prosjekter. Jeg ville snudd på dette, og påstå at implementering og bruk av informasjons- og kommunikasjonsteknologi bare handler 20 prosent om selve IKT-teknologien. 80 prosent dreier seg om kulturen i virksomheten, altså hvilken virksomhetskultur som er fremtredende blant ledere og medarbeidere, fremholder Kambuås.

Dette er en erfaring han har gjort seg i Capgemini, som leverandør av produkter og tjenester både til det private næringslivet og det offentlige.

Det får ham umiddelbart til å stille flere spørsmål:

– Hvis det er sant, hvem er da beslutningstakere i innføring av samhandlingsteknologi? Kommunikasjonsavdelingen? HR- avdelingen? Kanskje de skulle være en viktigere bidragsyter i løsninger som treffer måten ansatte jobber eller kommuniserer på? Uansett og i hvert fall ikke teknisk avdeling alene og på egenhånd. Den tiden bør være forbi.

Tre tidstyver

Studier viser at vi bruker opptil 28 timer i uken på følgende tre elementer:

  • Bruk av Outlook (eller annet epost-program).
  • Leting etter informasjon.
  • Interne møter.

– Her er det et skrikende behov for å tenke nytt og annerledes, gjennom endrings- og organisasjonsprosjekter. IKT-prosjekter er en liten del av dette..

Mye å spare

– Kanskje kan et «standardsystem» tilpasses til å bli «godt nok», som et alternativ til å lage et nytt. Kan virksomheten få 90 prosent av funksjonaliteten, til en brøkdel av prisen det koster i dag? Her er enormt store produktivitetsgevinster å hente for offentlige virksomheter. Det offentlige ligger stort sett langt etter, sammenlignet med privat sektor og deres jakt på lønnsomhet. Hva kan vi spare? Her er igjen et illustrerende eksempel. Hvis tidstyveriene blir redusert med bare to timer per uke per medarbeider, fra 28 til 26 timer ukentlig vil det kunne gi resultater som sparer store summer, enten det tas ut i tidsbruk til mer relevante oppgaver, og i kroner og øre.

Asle Kambuås leder kurs 7: Hvordan effektivisere din arbeidshverdag med samhandling på nye plattformer sammen med Lene Pettersen (UiO).