En konferansearrangør i pandemiens tid

Av Eli Rebecca Vinogradoff, NTNU/Nokios

NTNU tok i 2007 initiativet til en ny, årlig konferanse innen området IKT i offentlig sektor. Målet var å skape en samlende nettverksarena for utviklingen av en moderne offentlig sektor.
I 2020 skulle Norsk konferanse for IKT i offentlig sektor (NOKIOS) gjennomføres for 14. gang.
Det ble en mye større utfordring enn vi kunne forestilt oss. 

R epresentantene fra konferansens samarbeidspartnere rakk møtes til en programworkshop i begynnelsen av mars. Der ble det laget en programskisse og hovedtema for konferansen ble bestemt til å være «Bærekraftig digitalisering etter den nordiske tillitsmodellen» .

Like etter stengte hele Norge ned på grunn av pandemien Covid-19.

Programarbeidet forsatte utover våren og programråd og ansatte på NTNU konferanser hadde godt håp om at innen konferansen gikk av stabelen i oktober så ville verden være tilbake i normalt gjenge igjen. Etter hvert diskuterte programrådet ulike scenarier og hvilke format konferansen kunne gjennomføres i. Vi så for oss at konferansen kunne tilbys i et hybrid format med inntil 200 deltakere tilstede på hotellet med alle smittevernregler i behold og at øvrige deltakere kunne være med gjennom en virtuell plattform.

Helt frem til midten av september håpet vi at deltakerne ville melde seg på til arrangementet i Trondheim -konferansen har de siste årene har samlet rundt 1000 deltakere, og er etablert som en møteplass. Men på grunn av reiserestriksjoner uteble påmeldingen til konferansen. En måned før konferansestart måtte programstyret ta en ny beslutning om at konferansen måtte gjennomføres heldigitalt. Konferansehotellet ble kansellert og studiotid ble booket. Alle foredragsholderne ble bedt om å møte i studio for å gjøre opptak av sine bidrag til konferansen.
NTNU konferanser sin konferansesystemleverandør hadde i løpet av våren og sommeren utviklet en virtuell konferanseplattform og de ansatte måtte raskt sette seg inn i nye arbeidsverktøy og oppgaver.

Veldig mange konferanser ble på grunn av pandemien utsatt fra mars og utover sommeren, og NOKIOS fikk derfor en konkurranse fra flere andre arrangører som skulle gjennomføre sine konferanser i løpet av oktober. En bidragsyter fortalte at hun i løpet av kort tid hadde besøkt studio og laget opptak til 4 konferanser rettet mot samme målgruppe, og alle skulle gå omtrent samtidig i oktober.
Det kan vel kanskje tilsies å være hovedårsaken til at deltakelse ble noe lavere i år enn de forutgående årene. NOKIOS gjennomførte kurs & workshops og konferanse over 3 dager med i alt 411 deltakere.

Oppsummert kan vi si at det har vært en ny erfaring for alle involverte, og mye lærdom rundt det digitale formatet har vi alle fått. Det er en ny kultur og kanskje et enda bedre brukergrensesnitt som må utvikles slik at det blir like lett for deltakere å møtes og ta en prat over kaffekoppen og besøke utstillerne i vrimleområdet på en digital plattform som på et konferansested.

Digitale konferanser vil nok være et alternativt format også når pandemien er over, men vi har godt håp om at mennesker fremdeles vil ha et ønske om å møtes på en fysisk lokasjon for erfaringsutveksling og nettverksbygging kanskje enda mer enn før i årene som kommer.