Teknisk
Antall teknikere Kurs og Workshops (tirsdag) :
Alle saler:
- 1 orakel til teknisk bistand i hvert rom.
- Orakler: Påse at deltagerne fyller opp alle sitteplassene inne i sal – slik at det ikke står ledige stoler midt inne i radene. Se til at det er vann og glass til foredragsholderne.
- 1 orakelkoordinator i sekretariatet som bistår de som er i sal.
Utstyr under Kurs og Workshops (tirsdag):
- Foredragsholdere medbringer egen PC til kurs og workshops tirsdag.
- Innmeldt romoppsett (gruppebord/klasserom/kino), mikrofoner og annet blir koordinert med konferansesekretariatet og hotellet/Trondheim lyd.
Antall teknikere Konferanse (onsdag – torsdag):
Plenum/sesjonsrom 1:
- 1 lydtekniker og 1 lystekniker fra Trondheim Lyd
- 1 tekniker for avvikling av presentasjoner i plenum (NEP)
- 1-2 fra NEP for streaming/opptak
- 1 orakel for bøylemik og håndholdt mik.
- 2 orakler til scenerigg (dvs. møbler på og av scenen)
Sesjonsrom 2 (Cosmos 3AB) og 3 (Cosmos 3CD):
- 1 tekniker for streaming/opptak (lyd og bilde) i hvert sesjonsrom (NEP)
- 1 orakel som har kontakt med foredragsholdere, viser dem klikkere og ordner med mikrofoner.
Digital plattform
- Streamlink fra plenum og sesjoner sendes ut til alle digitale og fysiske deltakere i forkant av konferansen.
- Deltakerappen må lastes ned for å få tilgang til Q&A mm.
Orakler: Pass på at deltagerne fyller opp alle sitteplassene inne i plenum og på sesjoner – slik at det ikke står ledige stoler midt inne i radene.
Utstyr under konferansen (onsdag – torsdag):
- Superwide lerret 12×4 m i plenum. Format 3:1 Gjerne 4K-oppløsning eller mer. 3240×1080 piksler
- PC-er og backup-PC til 3 rom (plenum/sesjon1, sesjonsrom 2 og 3) med HDMI og VGA (NEP)
- Splitter for tilkobling til skjerm – 3 kilder. (splitter) prosjektor, skjerm og til videoproduksjon. (10 mbit helst 30 mbit til streaming.) (NEP)
- Monitor og nedtellingsklokke foran scenen i alle tre saler. (NEP)
- 8 bøylemik-er (TL) i plenumssal
- 1 bøylemik og 1 håndholdt (hotellet) i hver sal.
- 1 fastnett til NEP (streaming) (min. 20 mbit helst 30 mbit) i hver sal.
- Klikkere (NTNU konferanser)
Møter
Onsdag 18. oktober kl 12.00 – 13.00:
For orakler: Gjennomgang og fordeling av ansvar/arbeidsoppgaver og gjennomgang av panel i sal med Marius fra Clarion.
Sted: Clarion Hotel Trondheim
Onsdag 18. oktober kl 13.00 – 15.00:
Gjennomgang av program med hele teknisk crew.
Sted: Clarion Hotel Trondheim, møterom Luna
Oversikt teknisk crew (NTNU-crew) og rom per 22.10.23
Oppgaver før konferansen (NTNU-crew)
- Kartlegg utstyrsbehov – noteres i oversikt i Teams.
- Kartlegg ønsket bordsoppsett på kurs/workshops tirsdag.
- Etterspør kjøreplan som viser taletid til hver enkelt, slik at det kan settes opp på nedtellingsklokke i rom.
- Gjør foredragsholdere oppmerksom på at digitale deltakere stiller spm via app, og at disse må tas opp i slutten av programposten.
- Sett alltid kursansvarlig i kopifeltet når dere sender ut epost til bidragsyterne. Sett NOKIOS 20xx – kursnr/wsnr/sesjonsnr i emnefeltet slik at det er lett å forstå hvilken programpost det refereres til.
- For Kurs og Workshops: Lage PPT med sesjonstittel (bakgrunnsbilde) som vises på lerret før oppstart. (se mal i lenker nederst på siden).
- For Kurs og Workshops: Lage PPT med bidragsyters navn/foredragsholder som vises på lerret ved intro.
- Be dem laste opp presentasjoner i NOKIOS 2023 presentasjoner. Presentasjonene følges opp av tekniker/crew.
- Be dem navngi filen med programpost_fornavn_etternavn. (Eksempel: sesjon1a_mona_skaret.pptx).
- Tekniker i sal vil sjekke at din presentasjon er i orden og vil ha den tilgjengelig i salen når foredragsholdere går på scenen.
(NB! For Kurs og Workshops tirsdag og utstillerseminar onsdag/torsdag holdes presentasjoner på egen PC.). - Presentasjon – endringer
Gjør de endringer i sin presentasjon etter at de har lastet opp filen, så kan de laste opp ny på samme sted. Merk den da med versjonsnummer.
Oppgaver i sesjoner/plenum (NTNU-crew)
- Last opp bakgrunnsbilde. Før oppstart av sesjon og idet samme foredrag er ferdig, slik at neste innslag kommer opp før folk reiser seg og forlater rommet. Sesjonsansvarlig takker av foredragsholderne og oppgir samtidig hva som skal skje i rommet etter pausen.
- Plenum: Navnefoil på de som holder innlegg
- Senk lyset i salen ved oppstart, full belysning på scenen.
- Sørge for at publikum utnytter plassene i salen, trekker sammen.
- Vær tilgjengelig/på for å bistå foredragsholderne under hele seansen
- Hjelpe foredragsholdere med myggbytte
- Være mikrofonbærer ved evt. spørsmål fra sal (viktig å bruke mikrofon pga. digitale deltakere og opptak!).
- Ansvarlig for spørsmål fra deltagerappen
- Bistå sesjonsansvarlig/foredragsholder med det som trengs i salen.
- Ta opp riktig presentasjon til riktig foredragsholder
- Ta med gaver og gi til sesjonsansvarlig (gaver kun i plenum)
- Pass på at det er vann og glass til foredragsholdere i rommet.
- Spørsmål fra deltakere formidles til foredragsholdere fra Live Q&A fra deltakerapp. Det brukes egen app for å se spørsmålene: https://ntnu.eventsair.com/nokios-2023/qa med innlogging nokios@nokios.no og passord nokios23
Mat
NOKIOS bestiller inn frokost (div baguetter) som finnes på Polaris – Sekretariat hver morgen. Alle får lunsj på hotellet under konferansen.
Teknisk personale kan spise lunsj i lunsjområdet i 1. etg før eller etter den vanlige lunsjtiden. NTNU-crew med sesjonsansvar spiser lunsj i i 1. etg på oppsatt lunsjtid i programmet, men må være på plass i sal i god tid før sesjoner starter.
På tirsdag får alle som rigger (NEP, TL, Compass Fairs, teknisk crew m.fl) servert pizza kl 20 på hotellet. Serveres i Space/Utstillerområdet.