Teknisk
Antall teknikere Kurs og Workshops (tirsdag) :
Alle saler:
1 orakel til teknisk bistand i hvert rom.
Orakler: påse at deltagerne fyller opp alle sitteplassene inne i sal – slik at det ikke står ledige stoler midt inne i radene. Ta med gaver som ansvarlig deler ut til bidragsyterne fra sekretariatet. Se til at det er vann og glass til foredragsholderne.
1 orakelkoordinator i sekretaritatet som bistår de som er i sal.
Utstyr under Kurs og Workshops (tirsdag):
Foredragsholdere medbringer egen pc til kurs og workshops tirsdag.
Innmeldt romoppsett (gruppebord/klasserom/kino), mikrofoner og annet blir koordinert med konferansesekretariatet og hotellet/Trondheim lyd.
Antall teknikere Konferanse (onsdag – torsdag):
Plenum/sesjonsrom 1:
1 lydtekniker og 1 lystekniker fra Trondheim Lyd
1 tekniker for avvikling av presentasjoner i plenum (NEP)
1-2 fra NEP for streaming/opptak
1 orakel for bøylemik og håndholdt mik.
2 orakler til scenerigg (dvs. møbler på og av scenen)
Sesjonsrom 2 (Cosmos 3A) og 3 (Cosmos 3C):
1 tekniker for streaming/opptak (lyd og bilde) i hvert sesjonsrom (NEP)
1 orakel som har kontakt med foredragsholdere, viser dem klikkere og ordner med mikrofoner.
OnAIR (digital plattform)
1 tekniker for Live Support.
Streamlink fra plenum og sesjoner kjøres i OnAIR.
Alle deltakere (fysisk og virtuelle deltakere) skal ha tilgang til portalen OnAIR.
Orakler: påse at deltagerne fyller opp alle sitteplassene inne i plenum og på sesjoner – slik at det ikke står ledige stoler midt inne i radene. Ta med gaver som sesjonsansvarlig deler ut til bidragsyterne fra sekretariatet (gjelder ikke utstillerseminar).
Utstyr under konferansen (onsdag – torsdag):
Superwide lerret 12×4 m i plenum. Format 3:1 Gjerne 4K-oppløsning eller mer. 3240×1080 piksler
Pc’er og backup-pc til 3 rom (plenum/sesjon1, sesjonsrom 2 og 3) med HDMI og VGA (NEP)
Splitter for tilkobling til skjerm – 3 kilder. (splitter) prosjektor, skjerm og til videoproduksjon. (10 mbit helst 30 mbit til streaming.) (NEP)
Monitor og nedtellingsklokke foran scenen i alle tre saler. (NEP)
8 bøylemik’er (TL) i plenumssal
2 bøylemic og 1 håndholdt i (hotellet) i hver sal.
1 fastnett til NEP (streaming) (min. 20 mbit helst 30 mbit) i hver sal.
Klikkere (NTNU VIDERE)
Møter
19. oktober kl 1100 – 1200 Gjennomgang og fordeling av ansvar/arbeidsoppgaver med orakler. Sted: Luna, Clarion hotell
19. oktober kl 1200 – 1400 Gjennomgang av program med alle tekniske involverte. Sted: Luna, Clarion hotell
19. oktober kl 1130 Gjennomgang av panel i sal for teknikere (orakler) sammen med Adrian på hotellet.
Oversikt teknisk crew (ntnu-crew) og rom
. Oppgaver før konferansen (ntnu-crew)
Kartlegg utstyrsbehov – noteres i oversikt i Teams.
Kartlegg ønsket bordsoppsett på kurs/workshops tirsdag.
Etterspør kjøreplan som viser taletid til hver enkelt, slik at det kan settes opp på nedtellingsklokke i rom
Gjør foredragsholdere oppmerksom på at digitale deltakere stiller spm via app, og at disse må tas opp i slutten av programposten.
Sett alltid kursansvarlig i kopifeltet når dere sender ut epost til bidragsyterne. Sett NOKIOS 20xx – kursnr/wsnr/sesjonsnr i emnefeltet slik at det er lett å forstå hvilken programpost det refereres til.
Lage PPT med sesjonstittel (bakgrunnsbilde) som vises på lerret før oppstart. (se mal i lenker nederst på siden)
Lage PPT med bidragsyters navn/foredragsholder som vises på lerret ved intro.
Be de laste opp presentasjoner i NOKIOS 2022 presentasjon følges opp av teknike/crew. Navngi filen med programpost_fornavn_etternavn. (Eksempel sesjon1a_mona_skaret.pptx) Tekniker i sal vil sjekke at din presentasjon er iorden og vil ha den tilgjengelig i salen når foredragsholdere går på scenen (NB! For Kurs og Workshops tirsdag og utstillerseminar onsdag/torsdag holdes presentasjoner på egen pc)
Presentasjon – endringer
Gjør du endringer i din presentasjon etter at du har lastet opp filen, så kan du laste opp ny på samme sted. Merk den da med versjonsnummer
Oppgaver i sesjoner/plenum (ntnu crew)
- last opp bakgrunnsbilde. Før oppstart av sesjon og idet samme foredrag er ferdig at neste innslag kommer opp før folk reiser seg og forlater rommet. Sesjonsansvarlig takker av foredragsholderne og oppgir samtidig hva som skal skje i rommet etter pausen.
- Plenum: navnefoil på de som holder innlegg
- senk lyset i salen ved oppstart, full belysning på scenen.
- Sørge for at publikum utnytter plassene i salen, trekker sammen
- Vær tilgjengelig/på for å bistå fordragsholderne under hele seansen
- Hjelpe foredragsholdere med myggbytte
- Være mikrofonbærer ved evt. spm fra sal
- Ansvarlig for spørsmål fra deltagerappen
- Bistå sesjonsansvarlig/foredragsholder med det som trengs i salen.
- Ta opp riktig presentasjon til riktig foredragsholder
- Ta med gaver og gi til sesjonsansvarlig
- Pass på at det er vann og glass til foredragsholdere i rommet.
- Spørsmål fra deltakere formidles til foredragsholdere fra Live Q&A fra OnAIR og deltakerapp. Det brukes egen app for å se spørsmålene: https://ntnu.eventsair.com/nokios-2022/qa
med innlogging nokios@nokios.no og passord nokios22
Mat
NOKIOS bestiller vi inn frokost (div baguetter) som finnes på Polaris – Sekretariat hver morgen. Alle får lunsj på hotellet under konferansen.
Teknisk personale kan spise lunsj i lunsjområdet i 1. etg før eller etter den vanlige lunsjtiden. ntnu-crew med sesjonsansvar spiser lunsj i i 1. etg på oppsatt lunsjtid i programmet, men må være på plass i sal i god tid før sesjoner starter.
På tirsdag får alle som rigger (NEP, TL, Compass Fairs, teknisk crew m.fl) servert pizza kl 20 på hotellet. Serveres i Space/Utstillerområdet.